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  • マネジメント
  • 2015.06.17

時間の使い方が上手い人が「絶対に」やっている1つのこととは?

  • 仕事の棚卸
  • 優先順位
  • 時間の使い方

【目次】



あなたも、こんな疑問持ったことはないですか?

「時間の使い方がうまい人と下手な人の違いは何なんだろう??」

実はこの疑問…今、わたしが一番知りたいこと、だったんです。先週、私はメルマガをお送りすることが出来ませんでした…まさにわたし、「時間の使い方」で大失敗していたんです…その状態を振り返り、多大なる反省も込めて、やっと気づいた「時間の使い方の最も重要なコツ」であり、「時間の使い方がうまいひとが絶対にやっていること」をあなたにお伝えします。
 

先週の大失敗…分かっているつもり、、だけどできてない時間の使い方

さて、時間の使い方のコツ、というとあなたはどんなことを思い浮かべますか?

優先順位をつけること

2:8の2を優先する(パレートの法則)

緊急度と重要度に、分けて考える

などなど…色々なものが出てくると思います。もちろん、わたしも、そのような方法をたくさん知っています。そしてわたしもそのようなことを、「頭では分かっている」つもりでした。でも、実際は…?

 

実際は、できてない…? 時間の使い方

だから、毎日必死で優先順位をつけて、日々過ごしているつもりでした。でも、なんだか毎日仕事が回らないし、どんどん新しい仕事や依頼が降ってくる…やばいやばい、、と思いながらも、目の前の仕事を終わらせようと必死になっているうちに、あっという間に1日が終わる…先週は、特にそんな毎日でした。

 

どうすればよかった??私の時間の使い方…

反省も込めて、先週のことを振り返り、今回の記事では「時間の使い方」をテーマにしよう!と思い書き始めました。でも…これが…、わからない! できてないので、どうしたらいいかわからなかったんです。

「やっぱり、忙しすぎたんじゃない?」

「しょうがなかったよね、新しい仕事もたくさんあったしさ…」

ついつい、そんな言い訳まで考え始め、「テーマを変えよう!」とまで思いましたが(笑) これだけ悩んだことに対する気づきは、きっと意味があるはず、と思い、叩きで作ってみた原稿を元に、先輩にアドバイスをもらうことにしました。

 

時間の使い方を考える上で、まず、最初にやるべきこと

内容について、色々とアドバイスをもらううちに、「時間の使い方」についての話になりました。その時に言われた一言で、わたしは、自分の「最大の間違い」に気付かされたのです!

「優先順位とかも色々あるけど… そもそも、たくさんの仕事を回そうと思ったら、最初に全部“仕事の棚卸”をしないことには始まらないからねぇ…」



まずいぞ!私の時間の使い方!

この言葉を聴いて、その後のお礼もそこそこに、わたしは先輩との打ち合わせの席を立ちました。わたしは、ここ最近(特に先週)

どうやったら優先順位がうまくつけられるか?

他の人の力をうまく借りれるか?

効率よい進め方が他にないか?

ということばかり、考えていました。でも、実は肝心の「仕事の棚卸」ができていなかったんです!(しかも、思い返せば月初にも、上司に「ちゃんと設計しなさい」と言われたにも関わらず…) 「どうやったら、仕事をうまく回せるか?」と目先の事を考えて必死になるあまり、「そもそも、今どのくらいのことを、しっかりやり遂げないといけないのか?」という仕事の全体像が、まったく見えていなかったんです!

 

とにかく、棚卸!

とてもお恥ずかしい話ですが、仕事の全体像が見えていないのに、目先のことだけ見ていても、正しい優先順位をつけられるはずがありません。この記事を書く前に、まず、すぐに自分の仕事の棚卸をしました。そして、それぞれにかかるであろう時間を計算してみると、すでに1週間分の時間では全く足りない状態になっていることがよくわかったのです! そして、それからやっと、優先順位や他の人への依頼事項など、何をすべきを考えられるようになりました。

 

「忙しい」部下やメンバーの時間の使い方

あなたの周りにも、そんな方がいらっしゃるかもしれません。

何だかうまく仕事がまわっていない…

時間をうまくコントロールできず残業ばかり…

でも、優先順位を聞けばわかっている風だし、別にサボっている感じでもない…。でも何だか仕事のスピードが遅く感じる… もし、そんなわたしみたいな(笑)、部下やメンバーが近くにいたら、とにかくこう伝えてあげてください!

「今すぐ、“やらなきゃいけない”ことを全部棚卸すること!!!」

その後で、その人のもつ「目標」と照らし合わせて、

どういう優先順位で進めればいいか?

守るべき納期に合わせて、どう他の人の力をうまく借りれるか?

効率よい進め方が他にないか?

を考えると、必ず効率よく目標に向けて「時間を使う」方法が見つかるはずです!

 


仕事の使い方が上手い人

仕事の使い方が上手い人は、自分のもっている仕事を把握し、自らコントロールしています。その先輩や、上司もそうなのですが、優先順位や人の使い方云々、の前に、「頭の中で、しっかりと仕事の棚卸」ができているからこそ、明確な優先順位をつけることができ、必要な納期で、必要なことを実行することが出来るんですよね。わたしはまだまだ、頭の中でできるレベルではないので、エクセルや手帳に書きだして、「仕事の棚卸がいつもできている」状態を当たり前にすべく、セルフトレーニングしていきます!

最後までお読みくださりありがとうございました!

以上、大司 奈緒(たいし なお)でした。

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