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なぜ、話が長くなってしまうのか? 上司と部下の時間の使い方を見直すために意識すべき2つのこと。

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2016/10/04


今日のテーマは、これです!

なぜ、話が長くなってしまうのか?

例えば、

・部下からの報告
・指示出しの時に伝える内容
・交渉や面談で話すこと

こういったものが「なんだか、長くなっちゃうんだよなあ…」と感じるという人が、あなたやあなたの周りにもいたりしませんか?

上司への報告の時に意識すべき2つのこと。

わたしも、いつも上司とコミュニケーションをしながら、「なんで、もっと簡潔に話ができないんだろう…」と思うことが、よくあります…。そんな中、ある研修トレーナーの方から伺った2つの言葉がありました。

常に、コックピットにいると思って会話する。上司と部下のコミュニケーションの時間を上手に使う。

ビジネスはスピード。だからこそ、今ここが飛行機の操縦室、「コックピット」にいるとしたら、どんなコミュニケーションをするか?そう思って会話しなさい、ということでした。

もし「コックピット」にいたら、ダラダラと話をしている暇などありませんよね?いち早く的確な情報を伝える、そんなコミュニケーションをとらなければなりません。時間がいくらでもある、と心のどこかで思っているから、つい「あれもこれも」と話してしまうんだ…とハッとさせられる言葉でした。では、そのために、何を心がけて会話すればいいのか?それが、このもう1つの言葉でわかったのです。

それは、事実?物語? 事実(FACT)と、物語(STORY)を分けて考え、話す。時間の効率が上がる。

例えば、「今月の売上目標に対してどうなの?」と聞かれた時。あなたの部下はどのように答えるでしょうか?

(1)「まだ、目標にはいってないです。でも、前向きに検討してくださっている企業様が5社いらっしゃるので、なんとか大丈夫だと思います。」

(2)「今、1,000万円の目標に対して450万円です。口頭で契約合意いただいた企業様が3社で400万円。月内に、返答頂ける企業様が2社200万円という状態です。」

ちょっと大げさな例かもしれませんが、実はこの(1)と(2)にはとてつもなく大きな違いがあります。

(1)は「物語=答えた人が“思っていること”」を答えているのに対し、(2)は「事実=答えた人の知っている“事実”」を答えているんです。

とにかく物語は、長い…

もしわたしが上司だったら、(1)の答えには、さらに質問を重ねます。

「ん?目標にいっていない、っていったい今どのくらいなの?」
「前向きって、どういう状態? もう少し詳しく教えてよ。」
「大丈夫っていうのは、何で? 何が大丈夫なの?」

と、自分がわかるまで「事実」を確認したくなってしまうと思うのです。(そうじゃないでしょうか?)しかし、(2)であれば、

「じゃあ、1,000万円に対してはギリギリっていうところだね。他に案は考えている?」

と、違う事実の確認へと、話が進むのではないでしょうか? これが同じ3分間の会話だとしても、進む内容にはとてつもなく大きな差が出ますよね。(あなたが取られる(奪われる)時間や仕事の質も変わりますよね…)つまり、物語で話をしてしまうと、話はどんどんどんどん長くなってしまうのです!!

先に何を言うか? これで時間の使い方が劇的に変わります。

この2つの言葉を聴いて、ついつい「物語」を話しがちなわたしは、1つのことを決めました。それが、『事実から先に話す』ことです。わたしや、きっとあなたの部下にもいるかもしれませんが、なかなか仕事がうまくいっていなかったり、目標に対して進捗していないと、つい「言い訳」をしてしまいたくなります。それが、勝手に「大丈夫だと思います」というような「物語」を口にさせてしまうのではないかと思うんです。

だから、どんな時でも『まず、最初に事実から話す』。これができるだけでも、ビジネスや目標達成へのスピードが大きく変わるんじゃないかな、と思います!

もし、あなたもご自身や、部下に対して「何だか話が長くなっちゃうな…」と感じることがあれば、『事実から先に話す』ことを、ぜひ、実践してみてくださいね!

以上、大司 奈緒(たいし なお)でした!

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大司奈緒

大司奈緒

イノベーション Div.マネージャー。トレマガ執筆者。株式会社FCEトレーニング・カンパニー
大学4年生で就活を終えた後、アルバイトではじめた家庭教師派遣業での経験から、急遽「教育」分野へシフト。その後、『7つの習慣』との出会いをきっかけに、もっと自分の力をつけようと、当時東証一部上場のコンサルティング会社へ転職。 子ども向けの「7つの習慣(R)」プログラム企画・開発職に従事し、FCEトレーニング・カンパニー創業メンバーへ。 マーケティング室を立ち上げ、マネージャーとして試行錯誤しているうちに、トレマガにその紆余曲折を好き勝手書いて(ごめんなさい)配信するように。 働くを“もっと”おもしろくしたい!という思さの強さがゆえに、よく凹み、よく泣き(※いい時も悪い時も)、よくテンションが上がる。若干面倒くさい女子(仮)。 今のミッションは、 「自分が得たいことに夢中であること」 「最高のHEROMAKERになること」 最近はまっているのは、チームの生産性向上(と、言う名の定時退社の画策)。

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