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働くをおもしろくする

ウィズコロナは生産性を上げるチャンス!?

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皆さん、こんにちは!FCEトレーニング・カンパニーの平井純です。

「リモートワーク」「テレワーク」かなり身近な言葉になりましたよね。

緊急事態宣言が解除された後も、リモートワーク・テレワークが続く方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私も現在リモートワーク中心になっていますが、同じようにご自宅で仕事をされているという方も少なくないと思います。 

そんな皆さんに、ストレートにお伺いしてみたいことがあります。

「これまでと同じように、生産性高く仕事ができていますか?」

お伺いしたいこと、それは「これまでと同じように、生産性高く仕事ができていますか?」ということ。

いやいや、やっぱり会社にいて仕事をする方がすぐに必要なものを取り出せるし、上司に捺印もすぐにしてもらえるし、相談だってすぐにできる。

これまでと同じようになんか、できるわけないじゃないか。

私は最初のころ、本当にそう思っていました。
 
でも、今の私は「あれ?リモートになってからの方が生産性が上がっているんじゃないか?」と思うようになっています。
 
ではなぜ、そのように思うようになったのでしょうか。
 
正直なところですが、リモートになる前よりも、リモートになった後の方が、業務の量は増えていると思っています。 
 
最初のころは「会社に行って仕事しなきゃ終わらないよ…」そう思っていました。
 
しかも慣れていないせいか、一つひとつの業務にかかる時間がこれまでの倍近くになったことも。肉体的にも、精神的にも、ますます「無理だ」と思うようになっていました。
 
ただ、自分の業務がこれまでよりも増え、いよいよ厳しいぞ…と思ったときに「これまでの延長線上のやり方じゃダメだ!」ということに気付いたんです。

環境が変わっているのだから、根本的にやり方を変えなくちゃいけない。

そこで私が頼りにしたのが、私たちの会社で実践されている「DIPS」という正しい仕事の仕方です。

DIPSのノウハウの中には「抜本的な、徹底的な」という意味の「ドラスティックの視点」というものがあります。

文字通り、抜本的に物事を見直し解決するための視点です。それがなんとわかりやすく、英語表記の「DRASTIC」の語呂合わせになっています。

抜本的に物事を見直し解決するためのDRASTICの視点

Discontinue:やめてしまえることはないか?
Reverse:反対の立場から考えてみる
Assign:割り振りを変えられないか?
Substitute:代替案はないか?
Turn:順番を入れ替えられないか?
Into pieces:バラバラにできないか?
Concentrate:集中できないか?

まず最初に取り掛かったのは、自分の業務とメンバーの業務を「バラバラに分解」すること。

バラバラにする中で「これは今はやらなくてもいいよね」というものが出てきたり「この部分は割り振りを変えれば対応できるよね」というものが出てきたりします。

実際に「契約書を作成する」という業務において、こんな感じで分解してみます。
(本当はもう少し細かいですが…)

  1. 契約書の原案を作成する
  2. クライアントと内容について合意する
  3. 稟議を提出する
  4. 決裁後、捺印の申請をする
  5. クライアントに郵送する

するとその中で「出社しなくでもできる業務」「出社しないとできない業務」分けることができます。

私たちの会社では、契約書への捺印は「火曜日と金曜日」と決まっているので、どちらかで捺印がもらえるように、その日に合わせて他の業務を進める、という具合です。
 
仮に今までは上記の1~5を全て同じメンバーが行っていたとして、バラバラにすることで、1~3はAさんが自宅でやって、4~5は私が火曜か金曜に出社してまとめて行う。

というように、割り振りを変えることで効率的に回すことができるようになりました。
 
「なんだそんなことか…」
 
と、思うような内容かもしれませんが「やめてしまえないか」とか「順番を入れ替えられないか」とかって、意外と目が行かないものなんですよね。

私も本当にそうでした。

DRASTICしてみてわかったこと

そういうやり方を始めると、他に気付くこともあります。
  
今まで自分が当たり前のようにやっていたやり方が「正しいやり方」と思い込んでいただけで、実は順番を変えたり止めてみると「めちゃくちゃ生産性が高まることもある」ということです。
 
私たちが日常的に仕事の中で意識しているDIPSには、もっともっと多くの考え方やノウハウがあります。 
 
「今よりももっと生産性を上げたい」
 
「リモートワークの中でも生産性の高い仕事をしたい」
  
と、お思いの方は、研修や動画コンテンツでも紹介していますので、ぜひ、インプットして活用することをお勧めします。

きっと、非常事態宣言が解除され、仕事の環境ガラリと変わる方も多いはず。
 
この機会に、仕事の仕方を見直してみてはいかがでしょうか。今が、生産性を上げるチャンスです!
 
仕事に対する考え方や見える世界が違ってくると思いますよ。
 
以上、平井でした。

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トレマガ編集部

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