全国24施設、500名越の教育と業務を仕組み化！   Smart Boarding × ロボパットAIで実現する「人が育ち、組織が回る」体制づくり

教育面で仕組み化を進めていく必要があると感じていました。過去に単発の研修を行ったことはありましたが、継続した教育の仕組みはなかったんです。同僚からも「教育を充実させてほしい」という声が上がっていたため、教育システムを整えて、この会社で働いてよかったと思ってもらえるようにしたいと考えていました。

また、専門知識やノウハウが属人化しているという危機感もありました。例えば、当社には公園管理に関するノウハウが蓄積されていますが、それらが事業所や人により偏りがあり、継承される仕組みがなかったため確立する必要性を感じていました。 ちょうどその頃、Smart Boardingを知ったんです。私は以前ＦＣＥさんが提供する「７つの習慣®」研修 Business Ownershipを受講したことがあり、ＦＣＥさんが主体性やリーダーシップといった「あり方」の教育にも力を入れているイメージをもっていました。Smart Boardingであれば、社会人基礎力に留まらない、あり方・考え方の部分も学べ、身に着けられると感じたことが導入の決め手でした。

具体的には、「７つの習慣」の考え方や、OSの切り替え（会社が何を大切にしているのかを理解し、自分のＯＳとして取り入れる）、置換力を発揮する、などマインド面にアプローチできるようなコンテンツがあるところが良いなと感じました。

必須受講として毎月30分くらいのコースを作成し、受講期限を決めて案内しています。内容はFCEさんが提供する社会人基礎力と７つの習慣に加えて、自社の専門知識についてもオリジナルコンテンツとして組み込んでいます。

オリジナルコンテンツは、公園施設の管理運営に関する安全衛生や、公園で利用する専門的な機械・器具の使い方、飲食衛生に関するものなどです。今まで各事業所に散らばっていた知識やノウハウを全てここに集積しています。また、季節性のある内容も組み込み、５月であれば熱中症、６月はセルフケア、７月は蜂の駆除などを計画しています。

今後は、都市計画法、盛土法、消防法など、知らなかったでは済まされない知識の動画展開や、昇格試験にも活用していく計画です。コース配信後は、受講状況を毎週チェックしながら、Smart Boardingの機能を使い自動リマインドメールを送っています。受講率を見て、次のコースの分量を決める参考にすることもあります。今後、受講率を上げるための工夫をしていきたいと考えています。

当社の管理施設が拡大し、法改正への対応など業務が複雑化する中で、現場で働く社員が日々の業務をこなすことに手一杯になってしまう懸念を感じていました。 今後、さらなる事業成長を目指すために既存の業務を効率化し、より価値のある仕事に注力していく必要があると思いました。

また、導入にあたり、現場の負担をどのくらい減らせそうかというイメージが湧いていたことも大きかったです。前職で会計ソフトを扱っていた経験から、その独特な操作を各拠点で担当者に習得してもらうことの大変さを実感していました。慣れている人なら5分で終わる作業でも、初めての方や不慣れな方にとっては30分以上かかってしまうことも少なくありません。

こうした「特定の知識や慣れが必要な操作」を現場の担当者に強いるのではなく、ロボットに任せてしまう。そうすることで、担当者が本来向き合うべき業務に集中でき、精神的なハードルも下げられるのではと考えたのが、自動化を進める上での決め手となりました。 

各事業所の会計システムの転記管理から着手し、主要施設はほとんど全て自動化が完了しました。17施設の会計システム入力で、チェックも含めて毎月300時間以上の削減に繋がっています。各事業所の会計システムの使い方を知らなくても作業できるという意味で、属人化が解消されました。

今自動化を進めているのは管理部の総務業務で、各事業所から集めた出勤簿や有給管理表を事業所ごとにデータ分けして送る作業をロボパットで自動化しています。他にも、経理業務では、会計システムから実績データを取り出して実績報告書を自動作成するプログラムを作っています。

業務時間の削減に加え、これまでやりたくても手が足りずやれなかったことも、ロボパットの手を借りてできるようになりました。管理部のルーティン業務を自動化し、戦略業務に切り替えるフェーズが今年です。来年はさらに分析ができるようにするなど、なかったものを作っていきます。

最初はプログラムを組むということに難しさを感じる場面もありましたが、慣れてくるとアイコンがわかりやすく、直感的に使いやすいと感じるようになりました。レクチャー動画も用意されていたので、見ながら自分のペースで勉強できたのが良かったです。また、実際に私が作成したロボットを見て具体的なフィードバックをいただけたので、立ち止まることなく、良い意味で「ロボット作り」にのめり込むことができました。

また、初めにロボットで自動化を行った際に、事業所からの反応がとても良くて驚きました！「今まで手作業で行っていたことをやらなくて良くなるなんて信じられない！どうやったの？」というような声や、「前任の経理システムに詳しい人が退職する前に、自動化されて助かった…」など様々な声が届きました。

他にもシステムは様々導入していますが、ここまで反応がもらえることも少ないため、現場社員にも良い効果があったととても実感できました。自動化を進めるほど必ず現場は楽になる、という実感をもてたことが、自動化を拡大する上での私たちのモチベーションの源泉にもなったなと思います。

ルーティンワークを中心に、自動化できるものは全て自動化したいです。ロボットで代替できる業務をさらに増やしてヒューマンエラーや二度手間をなくし、他の業務に時間を割けるようにしたいと思っています。教育面では、人事評価に紐づいた体系的な仕組みを構築したいと考えています。例えば、管理職への昇格試験に学習プログラムを組み込むなど、キャリアステップに合わせた学びの場を整えていく予定です。

また、組織が拡大する中で、これまでの経験を重んじる文化と、新しいデジタル化や仕組み化の流れをいかに調和させていくかが重要だと感じています。世代によって受けてきた教育や背景が異なるのは当然なので、そこに生じるギャップを埋めるための働きかけが必要だと考えています。

そしてある程度組織の形が整ってきた今、これからは企業のパーパスや、私たちが大切にしたい働き方、理想とする人材像も自社オリジナルコンテンツとして展開していきたいです。当社では「人と自然のふれあいを通して笑顔を提供する」という事業理念を大切にしています。そしてその実現のために、社員にはコミュニケーション力や、信頼関係を築く力といった人としての基盤を盤石にしていってもらう必要があります。今の変化の激しい情勢だからこそ、経営方針や中長期的な計画を全社員で共有し、全員が一丸となって同じ方向を目指していけるような施策を推進していきます。