自社オリジナルコースやナレッジ蓄積で、少人数の人材開発チームの教育生産性を大幅にアップ

もともと、2016年の夏ぐらいに社内研修をはじめました。16年入社の社員が増え、10名弱だった社員数が、一気に30〜40名に増えました。それを約５名の人材開発チームのメンバーに人力で回してもらっていましたが、やはり大変でして…。

翌年の2017年には、約40名の新入社員が入社しました。そのときもメディカル事業部では、全て人力でやってもらいましたがリアルタイムで回すのはやはり苦しい部分があり…。新卒が40名弱入社し、中途入社の社員も毎月数名入ってくる状況をなんとか打破するために、研修で毎回伝えている内容を動画に撮り溜めることをはじめました。

動画を撮り溜めるのは便利ですが、「誰に何を見せるか」のプランを作成したり、動画のURLを全部送ったりするのは、手間がかかるので大変だという話も上がってきていました。そのタイミングで「Smart Boarding」の話をいただき、自社オリジナルコース作成や、ナレッジ蓄積ができることにメリット感じ、導入を決めました。

「生産性を上げる仕事の進め方」のコンテンツや「７つの習慣®」研修のフォロー動画が入っているのも魅力的でした。

社内研修や社内ノウハウを動画にして蓄積する文化は、「Smart Boarding」導入前からありましたが、それをうまく活用する方法や効率良く見せるためにはどうしたらいいかなという点で悩んでいたこともあったので、ニーズが合致しました。

「Smart Boarding」の自社コースを中心に使わせていただいてます。最近は、新卒が70～80名一気に入社し、中途入社も毎月コンスタントに3～5名入社しています。そのため、主に新人研修期間中の知識のインプットに活用しています。

中途入社の研修は、人材開発チームが、2週間ほど基礎知識の研修を行います。講義形式でやっているものは動画を撮影をし、自社コースに上げるようにしました。

2週間の研修が終了後、1ヶ月目、2ヶ月目に見てほしいものなど、成長のプロセスに合わせて、事前にコースを入れておき、本人が見たいタイミングで視聴できるようにしています。

営業であれば商談の音声、プレゼンテーションの音声、商品や自社の知識など、適宜撮影や録音を行い、コースに入れています。すぐに覚えることができない部分については、「復習などに使用してくださいね」と、見てもらうようにしています。

分野ごとで得意な社員がいれば、そのナレッジや、ポイントを撮影し、配属後のコンテンツとして、コースで配信をしています。「いつまでに、この分野が必要になってくるので、期日までには見てね」と。

現場で「毎回同じことを聞かれている」みたいなことや、基礎知識がついた上で、ケースバイケースの質問は、どうしても出てきてしまいます。ですが、ゼロベースで教えていくよりは工数の削減はできていると思っています。

実際に講義形式のものを一通り動画にしていますが、月間で19時間ほど工数の削減ができています。毎月コンスタントに実施しなくてはならない研修においても、動画やeラーニングコンテンツに置き換えるだけで、工数を削減できるようになりました。

自社コースの修得度を測るために、テストコンテンツやレポートコンテンツも組み合わせて使っています。テストコンテンツに関しては、講義形式の動画視聴後、「この期間までにテストを受けてください」のような形で活用しています。実際に動画を視聴するだけでは、インプットばかりになってしまうので、アウトプットとしてレポートコンテンツを活用しています。

対面で教えていたときと、動画を使って研修しているときで、社員の成長に大きな差は、出ていないと思います。成長の差が出ているかもしれないことを危惧して、動画でのインプット後には「質疑応答の時間」を必ず入れるようにしています。

また、自社コースを作るときは、「Smart Boarding」のオリジナルコンテンツも使用しています。一番使用しているのは、「生産性を上げる仕事の進め方」です。このコンテンツは、報連相やタスクブレイクダウンのポイントなど、仕事の基本を学ぶことができるコンテンツとなっているので、新入社員全員に見せるようにしています。

研修には入れていませんが、「７つの習慣（R）」の動画は見ている社員が多かったり、研修時間が余ったら「TED」の動画も見させてもらっています。

新卒向けに使用するときは、見て終わりではなく、ワークを入れるようにしました。イメージがつかない子が多いので、テーマを用意しておき、ディスカッションをしてもらっています。

また、配属後に見てもらいたい、コピー機や電話機の設定申請方法などについても入れ込むことで、工数削減に繋がりました。

チームの中では、「限られた人数で、新人研修を生産性高く行わなくてはいけない」共通認識がありました。少数精鋭でたくさんの新入社員を教育しなくてはならないので、動画をどんどん撮っていきましょうというのが、チームの中に根付いていたのだと思います。

導入していなければ、恐らく研修以外のことができないような状態になっていたと思います。

最近では、法人営業部主催の研修時、動画を撮りたいと声をかけてもらうことが増えました。動画1本あれば、今後入社する人や部署異動してきた社員にも見せられる文化は浸透してきていると思っています。

チームの時間の確保ができたことです。もともと動画は撮っていたものの、ここまで振り切ることができたのは、運用しやすいツールがあったからこそだと思うので、その部分については、ありがたかったです。

人材開発チーム以外にもSmart Boardingで研修を受講した社員からは、「講義形式だと1回きりで終わってしまうけど、動画だと復習ができるので嬉しい。」と、感想を貰いました。復習を自主的にやっていた子もいたので、そこはすごく良かった点です。

自社コース以外にも「オンライントレーニング」などをもっと活用していきたいと思っています。現在は研修チームが作成した、自社コース中心の基本知識インプット用コースを、新入社員が自主的に学んでいくような形で活用しています。

社員1人ひとり必要に応じて、自分が勉強したいタイミングで視聴できたり、オンライントレーニングを受講したりできる文化にしていきたいです。

導入すればきっと、業務を更に効率化できると思います。例えば、「OJTで毎回同じこと伝えている」や「必要な知識が多岐に渡り、一気に教えきれない」など。とにかく時間が足りず、「やらなくてはいけないこと」「やりたいこと」ができてない方がいれば、導入をおすすめします。人事・人材育成が現場で手一杯だなと感じている方には、オススメです。