100年の歴史を後世に繋ぎ、社内改革の後押しするツールが「Smart Boarding」。単純な研修ツールだけではない可能性に期待しています！

今回「Smart Boarding」を入れさせてもらった一番の理由は、コロナ禍で例年やっていた対面型の研修ができなくなったことです。代替手段を探していたところ、「Smart Boarding」に出会いました。

創立から100年の歴史を持っていますが、それは裏を返すと古いやり方が社内に残っている部分もあるんです。もともとEラーニング自体には興味がありましたが、システム的な研修制度に社員側も馴染みがなく、対面を重んじる面があったので、なかなか踏み込めずにいました。

コロナ禍で対面研修ができないという課題に直面しましたが、これまでの研修でも、それなりに人数がいる営業所や地域にしか研修ができないという課題がありました。３～４人でやっているような営業所には、研修の内容が行き届いていなかった、という現状もあったんです。

Eラーニングを導入できれば、研修が開催できるというのと、対面でもなかなかカバーできていなかった営業所への研修ができるのではと考えました。それに、対面を重んじる文化を一気に変化させるいい「きっかけ」になるかなと、このコロナ禍をそんなチャンスと捉えていましたね。

導入検討中は、資料請求をできるサイトで、Eラーニングの資料を一括請求しました。ものすごい数の資料が来て、片っ端から目を通して、良さそうなものは直接話を聞いて、デモアカウントを発行してもらいました。

その中で「Smart Boarding」にしようと決めた理由は、とにかく「使い勝手が良さそう」だということがありました。社員の年齢幅は広く、新卒社員からシニア世代まで幅広く在籍していますので、どんな人にもちゃんと使いこなしてもらうためには、できるだけシンプルで使いやすいのがよかったのですが、「Smart Boarding」はそこが良かった。

それに、導入した後、管理側もうまく使いこなせるか不安があったので、導入後のフォローをどうしていただけるかも気にかけていたんです。メールやQ&Aだけのフォローというサービスが多い中、FCEさんは、カスタマーサクセスの担当の方がついてくれて、定期的にフォローしてくれると聞いて。それだったら安心して任せられると思い決めました。

実は、導入当初は「Smart Boarding」のデフォルトのハラスメント関連のEラーニングコンテンツを使って社内研修をしたい、という考えだったんです。そのため、自社で動画をつくってシステムにアップすることは考えていませんでした。

でも、いろんな情報収集をする中で、最近は自分たちで動画をつくってあげるのも主流ですよという話があって。だったら、「自分たちで研修動画をつくっちゃおう！」となりまして、記念すべきスタートの1本目は自分たちでつくったハラスメント研修動画になりました！講師からのインプットメインの講義型の研修はEラーニング化していこうということで切り換えています。

あと、業務マニュアルを「Smart Boarding」上にどんどん蓄積していこうという取り組みもしています。これはもともと予定していたことではなかったのですが、FCEさんからご提案いただいて、やっているところです。社内にもいろいろな仕組みがある中で、そのマニュアルは基本的にテキストデータベースで、あまり分かりやすくないんですね。社員の世代交代を経る中でやり方が統一されてない部分もあったりして、既存のマニュアルを動画にして分かりやすく蓄積していくことをやっています。

それに、ちょうどこのタイミングで、社内の基幹システムを丸ごと入れ替えたんですね。今までのシステムが根っこから変わるような大きな変化なので、社員側も慣れるのに時間が掛かり、システム部もとまどっていたんです。

例年だと「こういうシステムになりました」というのをシステム部の社員が全国行脚して説明会に回っていました。ですが、今年は「Smart Boarding」上に説明動画1本を載せるだけ説明が完了してしまいましたね。結果的に、マンパワー的にもコスト的にも効率化できて、効果が大きかったと思います。

また、リアルの説明会だったときも、その日程でその場にいないと聞けないし、一回聞いても忘れてしまうし、抜けが多かったので、その改善にもなりました。

システムの操作を文章化して相手に伝えないといけなかったのが、動画にしてしまえば、ポインターの動きまで確認できるようになります。そうすると、参加者側も「これ見たら分かるから」という状態になるので、あれは本当に良かったです。

もともと研修で使えればと思っていたのですが、研修以外での使い道での効果が結構大きいと感じています。マニュアルを浸透させるという使い方以外にも、もう一つ大きな役割として、社内の情報共有や会社としての方針を社内に浸透させるという部分です。

具体的には、コロナの対応って、会社としても従業員の注目を浴びているところがありました。そんな中、「うちはこういう趣旨でこうやっていくから」というのを動画にして、配信しました。

今までは文章で社内掲示板に載せるぐらいのことしかできていませんでしたが、捉え方とか、会社としての趣旨が伝わり切らない部分が多かった。でも、動画にして伝えることで、ニュアンスや雰囲気まで伝わったように思います。伝える側の気持ちがこもるというか、伝わり方の深さが違いますね。特にコロナ禍での危機感というか、そういった雰囲気まで伝えられたと思います。

あと働き方改革もあって、制度や年休のあり方も変えていっているんですけど、それも動画にすることによって、認識を統一しやすくなると感じました。社員も物珍しさがあって、結構細かく見てくれていますね。これに慣れてきた後、また見方を変えさせないといけないと思っていますが…。

実際、小規模拠点の社員には、今まで情報が行き届いていなくて、少し置いてきぼり感はあったはずなんです。コロナ対策や働き方改革など、変化の多い中で、情報が行き届くようになってありがたいというのは、社員からコメントとしてもらいました。

これまで、自社で研修をつくるということがあまり多くなかったんですね。どちらかというと、外部から先生を連れてくるケースが多かった。でも、社内の担当者が、みんなの前に顔を出して話すということが、意外と社員に響くんだなと実感しています。

一発目のハラスメント研修は私がしましたが、正直、どんなリアクションが来るか、ドキドキしていました。自分が顔を出して話したことで、ハラスメントというデリケートなテーマではありますが、会社としての姿勢を感じてくれたようで、やってよかったなと思います。

社内で作ることで、よりニチモウの現状に合わせた研修内容にできたので、より納得度・理解度が高くなったのではないかと思います。「Smart Boarding」で動画コンテンツを社内研修として作り、配信できるようになったことが後押ししてくれたおかけですね。

あらためて、会社の方針や意向などを、担当者が顔出しをして「こうだから」と説明することの大切さを感じました。

社員からは説明が動画になっていると、わからないことがあったとき、わからないところまで戻って確認ができたのが良かったという話を聞いています。今まではそういった研修に参加しても、自分の仕事や現場に落とせないことも多くありました。

先ほどのシステム移行の説明でも、システム部では「こんな仕入れがあったけど、そのときの処理はどうするか」という、個々の質問があったとき、説明したものを録画して、質問があった部門だけではなく利用者全体に配信していました。そうすると、より現場で起こりうる事象やトラブルに対して、具体的な説明まで踏み込んだ内容を説明できるし、現場での事例が他の現場で起きたことにも役立つ。利用者側からもすごく好評でした。

それに、動画研修であれば、わからなかったら何度だって復習が可能で、わかるまで見返せます。それに、スマホでも見られるので、いつでもどこでも、在宅勤務中でも手軽に見られるのが良かった、オンラインになってよかったとの声もありました。

全従業員対象の研修もありましたが、対面研修の時は調整つかなくて参加できなかった人がいた場合は、そこまでだったんです。動画の研修に切り替えたことで、自分の都合のいいタイミングで見られるし、隙間時間で少しずつ見られるので、全員が研修を受けられるようになりました。参加したか、参加していないかも管理画面で追えるので、参加者の確認・理解度の確認・把握も簡単でした。

人事として社内に発信したいことややりたいことがあって、ただ、その場が限られている中でどうしていくかと悩んでいたところもあったんです。そんな中で、オンラインツールを導入して、社員側にもストレスなく情報を発信できる態勢が整ったので、今まで以上に社内発信の頻度を上げていけると確信しています。

新井が担当している健康管理の研修も、年に1回対面でやる計画だったのが、今は四半期に1本ぐらいのペースで情報発信していく計画を立てられています。

ニチモウの中では今、変革期に入っていて、単純に教育ツールだけじゃない使い方を、期待しているんです。変革を後押ししてくれているツールなので、次世代に適した制度がいろいろ変わっていくのに、大きく寄与してくれています。

環境の変化が今すごく早くなってきていて、コロナに働き方改革、法律もころころ変わる中で、ポイントを押さえて会社として舵取りをしていかなくてはいけない。「Smart Boarding」が入ったことで、会社全体での意思統一のスピードは、間違いなく上げていけると感じています。

われわれが今感じているメリットの延長線上にはなりますが、個人的に期待が高いのが、会社として意識レベルを統一するために「Smart Boarding」の有用性をすごく感じています。

今までのように、文章で伝達というよりは、動画で分かりやすくまとめる。動画だと会社としての気持ちが乗っかって伝えられるのがいいなと思っています。会社内で方針を伝達するツールとして活用していきたいですね。

もう一つは、すでに進め始めていることではありますが、今まで社内にあったマニュアルやノウハウ、100年分の歴史を伝承するためのツールにしたいということです。

それ相応の根拠に基づいたマニュアルや知識があるはずなんですけど、それが伝承し切れていない部分も感じているんですね。あらためて社内のルールだったり、知識だったりを目に見える動画の形で蓄積していけたらいいなと思っています。

あと、オンライントレーニングの活用がまだできていないので、活用を進めたいと考えています。学習意欲の高い人間には、オンライントレーニングをどんどん使って貰って、インプットを深めていってもらおうと思っているところです。

新入社員がここ2年、コロナ禍で先輩と接点を持ててなくて、先輩も新人の顔が分からない感じになっています。自己紹介を動画で撮って、スマートボーディング上に今後アップしていこうと思っているところです。今後2021年入社、2022年入社と代ごとに自己紹介動画を蓄積していくことで、社員名鑑みたいな感じに活用していくことも構想中です！

まず操作感で不安に思っている会社さん、とにかくシンプルでストレスなく使えるシステムをお探しの会社さんにとっては、間違いなく合うと思います。

操作説明を見なくても、大体シンプルなつくりなので、画面見れば分かる。そういう課題をお持ちの企業さんにはおすすめです。あと、熱心にサポートもしてくださるので、それもありがたいです。

実際に導入してみると、もともとデフォルトのものがあって、それを使うということを考えていたのが、今は自分たちでつくって上げるほうにシフトしています。

別のシステムによっては、3000コース用意しているようなEラーニングシステムもあって、デフォルトのものに期待するなら、そっちのほうがいいかもしれないです。でも、自分たちで発信していこうという意思がある企業さんだったら、操作方法も簡単なので「Smart Boarding」がいいんじゃないかと思います。

他のサービスだと、困ったことがあったら、メールで問い合わせ窓口にくれたら返答しますという感じだったので、そこが不安で。その点御社は担当者についていただいて、フォローしてくださるので、それは心強かったです。

何かあったらすぐ担当さんに連絡しています。分からないことがあっても、いつ聞いても同じ担当の方が答えてくださるのは、すごくポイント。

相談窓口があっても、毎回違う人が出ると、一から始めないといけないのが大変ですよね。担当さんは「これに困っているんだ」と言うとすぐ答えてくださるので、いつも助かっています。システムの管理者画面の操作もすごく分かりやすくて、いい仕組みだと思います。