業務でも、パーティー準備でも大切な「TB」

こんにちは、ラーメンとお肉が大好物なFCEトレーニング・カンパニーの李　惠智（イ　ヘジ）です！

10月にFCE Holdings内で年間功労者表彰式をしました。

昨年1年間の功労者を表彰したり、社員全員でゲームをしたり、美味しいご飯＆お酒を楽しんだり（今年は2度目のオンライン開催でしたが…）あっという間の3時間でした。

毎年、弊社の功労者表彰式の運営は前年の功労者表彰式で賞を受賞したメンバーで企画・運営をすることになっていました。

今年は新たな試みとして入社歴の浅い5年目未満メンバーで企画・運営をすることになり私もメンバーの一人として企画・運営に参加することに。

その企画をしていく中で、「タスクブレイクダウン」＝「TB」の大切さに改めて気づくことができましたので皆様にシェアできればと思います。

業務を細分化する重要性

タスクブレイクダウンとは“業務を細分化すること”

「年間功労者表彰式を開催する」というタスクの場合で考えると…

・自分たちで調べることは？
・周りに依頼しておくことは？
・お願いすることはない？　などなど、

業務にとりかかる前にやるべきことを洗い出す作業です。

タスクブレイクダウンした内容をしっかりと納期まで決め、進めていくことが正しい仕事の仕方なのですが…

今回の年間功労者表彰式では開催直前になって

「これもやらないといけなかった…」
「ここ考えておかなければいけなかった…」
「もっと早く依頼しておけばよかった…」

といったことが次々と発生しました。

企画・運営をすると決めた時点で細かくタスクブレイクダウンができていれば自分自身が直前で焦ることもなかったのです。

これは、タスクブレイクダウンをしたときに、細分化したつもりで、まだまだタスクがざっくりしていたことが原因でした。

タスクブレイクダウンをしたときに、前回の運営チームやメンバーの方に見てもらい、タスクの内容がこれで足りるのか、アドバイスをもらえていたら、変わっていたかもしれません。

通常の仕事でも、上司にタスクブレイクダウンの内容を見てもらい、内容に過不足がないか確認出来たら、抜け漏れなく、進められそうですよね。

それに、依頼をした周りの方々にも余裕をもって進めてもらえたと思うと、反省すべき点が多かったなと感じます。

タスクブレイクダウンをした後、どのタスクから行っていくかは、「自分でやること以外」を先に進めることが大事なポイント！

なのですが、、、

今回は、「ほかの人に依頼する」という部分がところどころ後手に回ってしまったことで、直前で焦ってしまうことが発生しました…

当たり前のことかもしれませんが、先に誰かリクエストして置いたり、聞いたり、調査したりという部分が終わったほうが、効率的ですよね…

その業務に関わる人が多ければ多いほど、先手先手でリクエストやヒアリングを進めるほうが良いと気づきました！

結果的に、年間功労者表彰式は大きな問題なく開催することができたので良かったのですが、今回の功労者表彰式以外にも、1つ1つの業務に対してタスクブレイクダウンをしっかりと行うことが大切だと改めて実感をしました。

皆様にも普段の仕事の仕方を見つめ直すきっかけとなれば嬉しいです。

以上、李 惠智（イ ヘジ）でした。

PS
忘年会の時期が近づいてきましたのでぜひ幹事をされる皆様が、私の今回の反省を反面教師にしていただいて余裕をもった準備ができるよう願っております！笑