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なんで結論から言うべきなのか?

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2016/09/09


先にお伝えします。
「報告の原則」とは、「TALK」なんです!

話す、という意味ではなく、ある4つの言葉の頭文字です。

● T →タイムリーに報告する(Timely)
● A →アラームを鳴らす(Alarm)
● L →期待レベルに合わせた報告をする(Level)
● K →結論から報告する(Ketsuron)

どれもものすごく大切なのですが、
今回はこの中でも「K」=結論から報告する、
についてお伝えしたいと思います。

「まあ、結論から言う、っていうのはよく聞く話だよね・・・」
と思われた方!
実は、そうなんです!その通りなんです!

「結論から言う」ということが、
ビジネスでは求められています。

学生ですら、ビジネスでは結論から話す必要がある、
ということくらいは知っているのではないでしょうか?

それにも関わらず、なぜ「できない」のでしょう?
なぜ多くの人が、
(もしかしたら、あなたの部下や、あなた自身も)
「結論」から話せないのでしょうか??

正直なことを言うと、わたしはずーっと悩んでいました。

「結論から言うべきだ」と思っていても、
「きちんと説明しよう」と思うと、話が長くなってしまう。

すると、上司からはしょっちゅう
「で?」
「結論は?」
と話の途中で聞き返されてしまい、
余計に言いづらくなり、さらに話が長くなる・・・。
そんな悪循環で落ち込んだこともありました。

でもある報告の最中、上司にこんなことを言われたのです。
「で、今何をわかってほしいの?」

別に何か食って掛かっていたわけではありません(笑)。

その時わたしはこう答えました。
「わたしは今、○○さん(上司)に指示された仕事の、
進捗状況をわかってほしいと思っています」

すると、一言。
「なんで?」

内心は『・・・“なんで?!”いや、仕事の報告は普通すべきなんじゃないの?!』
と一瞬殺気立った気持ちにもなりましたが(笑)、
一応、うーん、なんでだろう、と考えてみました。

一生懸命頭をひねってでてきたのは
・自分の仕事を、きちんと期待通りに仕上げたいから
・良いアドバイスがあれば聴きたいから
・きちんと進捗していることを理解し、安心してもらいたいから
というような理由でした。

そこまで考えてみて思ったのです。
報告には、本来自分にとってこのような「目的」があるにもかかわらず、
わたしが上司に思っていたのは、とにかく
「わかってほしい!」ということだけでした。

一生懸命にやっていることや、きちんと考えてこういう結果になったんだ、
ということを「わかってほしい」と思い、
あれもこれもと説明していたのです。

上司は、思った以上に部下の努力を知っています。
だからこそ、今足りない部分を補おうとしてくれているのに、
「わかってほしい!」という気持ちだけで
ただ闇雲に伝えても、時間の無駄だな、とその時思ったのです。

その時から、わたしは「報告」に目的を持つようにしました。

主な報告の目的は
『いち早く目標達成する為に、適切なアドバイスをもらうため』

そのためには、早く、正確に情報を伝えなければいけません。
そうすると自然と「結論」から話したほうが、
いいな、と思えるようになったのです!

弊社にはこの「結論から報告する」という言葉に、こんな補足がついています。

「指示者が知りたいのは、その業務の結論であって経過ではない」

もし、あなた自身が、
もしくはあなたの部下が。

結論から報告ができず、「経過」を話すことに夢中なのであれば、
「その報告の目的」を確認し、見直してみるといいかもしれませんね!

きっと、一気に「コミュニケーションのスピード」が上がるはずですよ!

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大司奈緒

大司奈緒

イノベーション Div.マネージャー。トレマガ執筆者。株式会社FCEトレーニング・カンパニー
大学4年生で就活を終えた後、アルバイトではじめた家庭教師派遣業での経験から、急遽「教育」分野へシフト。その後、『7つの習慣』との出会いをきっかけに、もっと自分の力をつけようと、当時東証一部上場のコンサルティング会社へ転職。 子ども向けの「7つの習慣(R)」プログラム企画・開発職に従事し、FCEトレーニング・カンパニー創業メンバーへ。 マーケティング室を立ち上げ、マネージャーとして試行錯誤しているうちに、トレマガにその紆余曲折を好き勝手書いて(ごめんなさい)配信するように。 働くを“もっと”おもしろくしたい!という思さの強さがゆえに、よく凹み、よく泣き(※いい時も悪い時も)、よくテンションが上がる。若干面倒くさい女子(仮)。 今のミッションは、 「自分が得たいことに夢中であること」 「最高のHEROMAKERになること」 最近はまっているのは、チームの生産性向上(と、言う名の定時退社の画策)。

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