• HRレポート
  • 2021.11.08

KPIとは?わかりやすくKPIとKGIの違いと設定方法を解説

ビジネスの場でよく聞く「KPI」という言葉。わかっているようで実は少しあいまいに理解していた…。「KGI」とは、いったい何が違うの…?と不安に思う方もいるのではないでしょうか。今一度、KPIについて理解をし、組織の目標達成に向けて正しく、効果的に活用できるようにしていきましょう。ここでは、KPIについての解説と、KGIとの違いなどについて解説していきます。

【目次】

KPI(Key Performance Indicator/重要業績評価指標)とは?

KPIとは「Key Performance Indicator(キー・パフォーマンス・インジケータ―)」の略語で、日本語で「重要業績評価指標」という意味を持つ言葉です。ビジネスにおける目標に対してのプロセスや達成度(業績)を評価するために用いられる指標であり、マネジメントや経営戦略で広く活用されています。

要点をまとめると、KPIは「目標数字を達成するために必要なプロセスの数値化」をするためのものです。KPIは「Aという目標を達成するために、BというKPIを設定したので、このKPIを達成するように」という意味合いで使用されます。

わかりやすい例として、営業部門の売上向上のためのKPI設定が挙げられるでしょう。例えば「新規5件の受注を獲得するために、月内で新規訪問件数100件を達成するように」など、最終目標に到達するための中間ゴールがKPIです。

なおKPIは目標に対して一つだけであるとは限らず、営業であれば訪問件数・受注件数など複数のKPIを設定するケースも少なくありません。重要なKPIを達成していくことで、自ずと最終目標に近づけるのです。

単純に「売上目標を達成するように!」と指示するだけでは、営業パーソンは何をすればよいのかわからず、根性論として片づけられてしまいます。しかし、KPIを設定することで営業パーソンは行動すべき内容と中間目標が明確になるため、より目標達成に向けたアクションが起こしやすくなるのです。

詳しくは後述しますが、KPI単体で設定しても大きな効果を得ることは難しいです。KPIの他にKGIやKFSなど、さまざまな指標を組み合わせて活用することで、より効果的なKPIを設定できるようになります。

KPIとKGIの違い

KPIと類似する言葉の一つがKGIです。KGIは「Key Goal Indicator(キー・ゴール・インジケータ―)」の略語で、日本語訳では「重要目標達成指標」という意味になります。KPIが業務プロセスに対する目標数値設定であるのに対して、KGIは組織全体の目標数値を設定する概念です。

例えば「今年度中に売上1億円を達成する」「ECサイトの月内売上を1000万円以上にする」などのKGIを設定します。このKGIを達成するためのプロセス・中間ゴールとして、「新規訪問を月に100件・成約5件以上を達成する」「新規商品を10件追加する・コンテンツを5件追加する」などのKPIを設定します。

つまりKPIとKGIの基本的な違いは下記のようになります。

KPI:最終目標達成のためのプロセスの数値化・中間ゴールの設定
KGI:組織としての最終ゴールの数値化

最終目標と業務プロセスの目標が数値化されることで、組織全体で行うべき行動や目指すべき数字が明確化するため、KPIとKGIの設定は経営において非常に重要な要素の一つといわれています。

KPI・KGIとKFS(CSF)の違い

KPI・KGIの他にKFS(CSF)という用語も存在します。KFSは「Key Factor for Success(キー・ファクター・サクセス)」の略語です。日本語では「重要成功要因」と訳されます。CSF「Critical Success Factor(クリティカル・サクセス・ファクター)」ともいわれることがあります。文字通り、ビジネスを成功させるために重要なカギを握る要素のことです。

業界でシェアを獲得するために必要な要素などが、KFSに該当します。具体的な要素としては価格政策・消費者の囲い込みなどが代表的です。

例えば、ティッシュやオムツ・トイレットペーパーなどの消耗品などに対しては「できるだけ低価格に抑えたい」という消費者が圧倒的に多いため、必要最低限の機能を備えつつ、どれだけ低価格に抑えられるかがKFS(重要要素)といえるでしょう。実際、こうしたKFSをいち早く察知したことで、業界シェアを獲得した企業も存在します。

ビジネスの目標達成のために最も重要となるものがKFSです。KFS(重要成功要因)を見極められれば、KGI(組織としての目標)までの戦略が明確となり、従業員に求めるKPIも自然と組み立てられるようになるでしょう。

それぞれの用語の関係性をまとめると、下記のような解釈が可能です。

KGI:組織としての最終目標数値の設定
KPI:最終目標を達成するためのプロセス・中間目標数値の設定
KFS(CFS):最終目標に辿り着くために最も重要な要素・成功要因

的確なKFSを見極めることができれば、その後の戦略を組み立てるのは比較的容易です。しかし、KFSを見誤れば事業が成功しないだけでなく、大きな損失につながる恐れもあります。

KFSはKPIを設定するための戦略の基準・主軸でもあるため、誤ったKFSを設定すればKPIはもちろん、戦略そのものが失敗に終わってしまう可能性が高いのです。

KPI設定のポイント

ビジネスにおいて重要となるKPIですが、闇雲に設定してしまっては意味がありません。誤ったKPIの設定は組織を混乱させ、人材の流出や売上の低下を招く恐れもあるため注意が必要です。ここからKPIを設定する際に重要なポイントを5つご紹介します。
KPIを設定するときには「SMART」を意識することが大切です。SMARTはKPIの効果を高めるために重要といわれる設定基準で、以下5つのポイントからなります。ひとつずつ見ていきましょう。

Specific(具体的・明確性)
社内で誰が見ても理解できる明確なKPIを設定することが最初のポイントです。人によって理解が難しいKPIでは、どのような行動を起こせばよいのかわからず従業員が混乱してしまいます。

Measurable(計測可能)
KPIはプロセスにおける業務を数値化することで、到達率や進捗度を把握します。数値として測定できる目標設定であれば、未達の場合でも改善点をすぐに見つけることが可能です。そのためKPI設定時には測定可能な基準であることがポイントの一つとなります。

Achievable(達成可能)
従業員の努力と工夫・改善で達成可能な目標を設定することも重要なことです。到底達成できない目標の設定は、従業員のモチベーションを低下させ離職に繋がる恐れもあります。KPIを設定する際には、十分に達成可能な範囲か否かをチェックしておきましょう。

Relevant(関連性)
KGI(組織目標)に対するKPI(個人目標)の関連性を示す言葉です。従業員が自身の業務が組織の目標に対してどのような役割を担っているのかを把握できていれば、モチベーション向上が期待できます。KPIとKGIの関連性が不明確だと、何のための業務なのかがわからず、従業員のモチベーション低下につながってしまうため注意が必要です。

Time-bounded(期間設定)
目標達成のための期間設定。期限までの行動が明確化されて目標を達成しやすくなるため、期間の明確化も重要要素の一つです。

以上の要素の頭文字を繋げて「SMARTモデル」と呼ばれています。

KPI設定時に注意すること

KPIを設定する際にはSMARTを意識することが重要とお伝えしましたが、KPI設定時に注意すべき点は下記の「逆SMART」に陥らないことです。逆SMARTに陥るとKGI達成は困難を極め、さらに組織内の統制やモチベーションも著しく低下してしまいます。こちらも同じく5つのポイントを見ていきましょう。

Not Specific(不明確)
不明確で曖昧なKPIを設定すると、客観的な目線からプロセスを評価できなくなります。そのため「お客様の満足度向上」「社訓に則った営業活動」など、抽象的かつ主観的な判断に頼らざるを得ないKPIの設定は避けるべきです。

Not Measurable(測定不能)
KPIは数値で測定できる内容でなければなりません。プロセス・中間目標を数値化することで目標達成のための行動が明確化されるためです。そのため「可能な限り多くの成約」や「顧客のニーズ・要望の把握」など、達成ラインが曖昧なKPIを設定しては意味がありません。必ず数値で表せるプロセス・中間目標を設定しましょう。

Not Achievable(達成不可能)
毎日成約5件以上!など、到底達成できないようなKPIは従業員のモチベーションを下げるだけです。非現実的な目標設定は不満やストレスを与えるばかりで、効果的な戦略とはいえません。状況を見ながら、十分に達成可能な目標を定めるようにしましょう。

Not Relevant:(関連性がない)
KGIに対して関連性がないKPIを設定してしまうことは、KPI設定でよくあるミスの一つです。例えば「来年度の売上15%アップを目指す」というKGIに対して「移動経費の削減」などのKPIを設定してしまうなど。経費を削減したからといって、売上がアップするわけではありません。

KPIはあくまでKGI達成のためのプロセス戦略なので、直接的な関連性が高い中間目標を設定する必要があります。

Not Time-bound(期限未設定)
目標達成までの期限が未設定であったり、極端に短期的・長期的であったりするのもKPI設定時に注意すべきポイントです。期間の設定はプロセスのスケジュールや計画を立てるために必須。また期間が適切でないと従業員の不満やモチベーション低下の原因になってしまいます。

まとめ

KPIについて、そしてKGIとの違いについてご確認いただけましたでしょうか。理解することはファーストステップです。ぜひ、組織の目標達成に向けて効果的に使い、理解しているから「実践できている」に昇華させていきましょう!

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