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  • HRレポート
  • 2020.12.28

オンライン研修とは?メリットや注意点、成功のコツを紹介

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響によって、さまざまなことをオンラインで完結させる考え方は一般的になってきました。大学でもオンライン授業を採用するなど、これまで対面形式で行われてきたものがどんどんオンラインで行われるようになってきています。

新入社員研修を始めとする研修も例外ではありません。事実、研修をオンライン上で行うことでさまざまなメリットがあるのです。今回は、そんなオンライン研修のメリットやデメリット、成功のコツについてご紹介していきたいと思います。

「導入するために何をすれば良いの?」「デメリットはない?」などの疑問をお持ちの方は是非参考にしてみてください。

【目次】

オンライン研修とは

オンライン研修とは、ビデオコミュニケーションツールやWeb会議システムを活用して受講することができる研修のことです。オンライン研修は別名Webセミナー、オンラインセミナー、ウェビナー(ウェブ + セミナー)とも呼ばれています。

オンライン研修の中には、講師が一方向的に講義を行う形式のものもあれば、受講者参加型のものもあり、多様な形でセミナーが進行されています。

また、オンラインセミナーには個別参加型、多拠点参加型と呼ばれるものがあり、個別参加型では自宅などから1人1台のデバイスを用いて、多拠点参加型では複数人で1つのデバイスを利用して参加してもらいます。

 

オンライン研修のメリット

では、オンライン研修を行うメリットはどこにあるのでしょうか? オフラインで行うセミナーと比較したときに、以下のようなメリットがあると考えられます。

  • 地域を問わず参加することが可能
  • セミナーのために会場を用意する必要がない
  • 参加人数に制限がない
  • 後からセミナーの内容を見返すことができる
  • 感染症の回避にもつながる

以下ではそれぞれのメリットについて詳しくチェックしていきましょう。

地域を問わず参加可能

オンラインセミナーの最大の利点は、1つの場所に集まらなくても、PCやスマートフォンなどの端末とインターネットに接続できる環境があれば参加が可能という点です。

例えば各支社から数名対面型のセミナーに参加させようとすると、交通費や宿泊費などの経費がかかってしまいます。また、移動にかかる時間コストも大きくなります。

一方オンライン研修なら、十分な速度で通信できる環境さえあれば、全国・全世界からすぐに参加することが可能であるため、拠点の場所を問わずに最低限のコストで研修を行うことが可能になるのです。

会場を用意する必要がない

従来のオフラインセミナーでは、人数、使用する機材、交通アクセスなどさまざまな要素を考慮した上で、セミナー開催用のスペースを用意する必要があります。貸し会議室も決して安いものではありません。

一方、オンライン研修は通常インターネット上のビデオコミュニケーションツールを活用して行われるため、全員が一箇所に集まる必要がなくなり、会場を用意する必要がなくなります。

「ホワイトボードくらいあったほうが良いのでは?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。現在さまざまなWeb会議ツールが提供されていますが、こういったツールには資料共有機能や画面共有機能があり、むしろこういったツールを活用したほうが効率よく研修を行うことができるケースもあるのです。

参加人数に制限がない 

オフライン研修では、一度貸し会議室などのスペースを確保してしまうとそのスペースに入りきれる人数が受講者数の上限となりますが、オンライン研修であれば簡単に参加人数を増減させることが可能です。

オンライン研修に活用するコミュニケーションツールによっては同時接続人数に制限がある場合もありますが、オフラインの会議室に比べれば柔軟な対応が可能であることは確実です。

後から復習も可能 

オンライン研修によっては、その内容を録画しておくことで後から研修内容を復習することも可能です。参加者の自主的な学習機会を増やせるという点も、オンライン研修のメリットのひとつといえるでしょう。

研修によっては、研修内容を録画することがNGの場合も。録画が可能かどうか、研修後に録画を配信してもらえるかどうかは、事前に主催者へ確認しておくことをおすすめします。

感染症の回避にもつながる

昨今、新型コロナウイルスの影響でさまざまな感染症対策が社会に浸透してきました。この状況下では、1つの場所に大人数を集めることは大きなリスクとなります。

オンライン研修であれば人の接触を減らすことができるため、感染症対策にもなります。もちろん感染症以外にも、自然災害やその他トラブルが起きた際にも、有効活用できるでしょう。

オンライン研修のデメリット・注意点とは?

ここまでオンライン研修のさまざまなメリットを解説してきましたが、オンライン研修も万能ではありません。

例えば以下のようなデメリットや注意点があります。

  • 通信環境によってはトラブルが発生する
  • 受講者の参加姿勢などが見えにくい
  • グループワークやワークショップ形式の研修には不向き
  • コミュニケーション機会が減少する

以下ではそれぞれのデメリットについて詳しく解説していきましょう。

通信環境によってはトラブルが発生する

オンライン研修は「どこからでも参加できる」という強みがあるものの、不安定な通信環境下では映像が不安定になったり、通信が遮断されてしまったりする可能性もあります。

ビデオ通話というのは、それなりの速度での通信が必要になります。あくまで目安ですが、最低でも3Mbps程度の通信環境でなければ快適にオンライン研修を受講することは難しいでしょう。あらかじめ各参加者に通信速度測定ツールでチェックしてもらうなど、対策が必要です。

従業員の参加姿勢が見えにくい

次に、従業員の参加姿勢や態度が見えにくいこともオンライン研修のデメリットです。特に新入社員研修では「この新人はどんな人なのだろう?」ということは手探りだと思います。「真面目に研修に取り組んでいるか?」「積極的に質問を投げかけているか?」などといった人事評価を兼ねた研修はオンライン研修では不向きかもしれません。

しかしながら講師の立場では逆に参加姿勢が明確に見えます。例えばZOOMのチャット機能を使って質問を受ける場合は履歴が全て残りますので、講師との連携次第では参加姿勢が見えることも可能です。

グループワークやワークショップ形式の研修には不向きな事も

オンライン研修は1対複数の研修ではそのメリットを発揮しますが、実習形式のグループワークやワークショップを取り入れた研修ではデメリットが生じてしまいます。というのも、参加者をいくつかのグループに分けたり、成果物を納品させたりするためには工夫がいるためです。

ツールの中には、グループ別のディスカッションを手軽に行うための機能がついているものがあります。例えばzoomでは、「ブレイクアウトルーム」というグループ分け機能が使えます。

一方、このような機能が付いていないツールの場合、グループ別のディスカッション用に各会議ルームを立ち上げておくなどの必要が生じ、手間が発生してしまいます。

コミュニケーション機会が減少する 

特に新入社員研修では、横のつながりは非常に重要な人間関係になります。研修は働く仲間同士でコミュニケーションをとり、親睦を深める良い機会であるともいえますが、オンライン研修ではその機会を得づらくなってしまいます。

横のつながりを強化するための親睦会を別途設けるなどして、こういったデメリットを解消する対策が必要かもしれません。

オンライン研修の実施に必要なもの

オンライン研修を行うためには、受講者は以下のものを準備しておけばOKです。

  • パソコン(ノートまたはデスクトップ)・タブレット・スマホのいずれか
  • インターネット環境
  • Web会議システムとそのアカウント
  • ヘッドホン・イヤホン
  • USBカメラ
  • マイク

以下ではそれぞれについて特筆すべき事項をご紹介していきましょう。

パソコン(ノートまたはデスクトップ)・タブレット・スマホ

インターネット環境に接続可能なパソコン(ノートまたはデスクトップ)・タブレット・スマホのいずれかを用意しましょう。

一人1台のパソコンがない場合、タブレットやスマホで参加できる場合もあります。Web会議システム(ビデオコミュニケーションツール)によってはタブレットやスマホに対応していない場合もありますので、事前にご確認ください。

インターネット環境 

インターネット環境は、前述の通り最低でも3Mbps以上の速度で安定して通信が行える環境が望ましいでしょう。3Mbps程度の速度があればそれなりの画質のビデオ送信・受信が可能となるため、それほど不便な思いをすることはないはずです。

なお、3Mbpsという速度はモバイル回線やポケットWi-Fiでも十分に出せる通信速度です。ただし、多くのモバイル回線には通信速度制限があり、規定量の通信量を超える通信を行ってしまうと、速度に制限がかかってしまいます。速度制限がかかってしまうと、ビデオ通話は満足に行えなくなってしまいますので、注意しましょう。

使用しているノートパソコンに有線LANが接続できる場合は、有線LANを使用しましょう。無線Wi-Fiでインターネットにつなぐよりも、回線が安定しやすくなります。

Web会議システムとアカウント

次に必要なものは、Web会議システム(ビデオコミュニケーションツール)とそのアカウントです。ZoomやSkypeの他にも、一部制約はありますが無料で利用できるツールもありますので、セミナーの参加人数や内容に応じてツールを選択するとよいでしょう。

ヘッドホン・イヤホン

どのような環境でオンライン研修に参加するかにもよりますが、ヘッドホンやイヤホンは基本的にあったほうが快適に受講することができるでしょう。

そこまで高音質のものは必要ありませんが、後述するマイクと一体型になっているものが望ましいです。

USBカメラ

ノートパソコンやタブレット・スマホには内部カメラが搭載されていることが多いですが、デスクトップパソコンには基本的にカメラは搭載されていませんので、必要であれば用意しておきましょう。

マイク

イヤホンやヘッドホンにマイクが搭載されているものもありますが、ない場合はマイクも用意しておくことが望ましいです。ノートパソコンにはマイクが搭載されていることもありますが、周りの雑音まで拾ってしまう可能性もあるため、Web会議に向いたものを用意しておくことが望ましいです。

オンライン研修を成功に導くコツとは?

続いては、オンライン研修の効果を最大化するために押さえておきたい5つのポイントについてご紹介していきましょう。

環境の確認や参加方法は事前共有しておく

セミナー当日になって「部屋に入れない」「通信環境が悪くて参加できない」といったトラブルが発生しないように、参加できる環境や参加方法については事前に共有しておくようにしましょう。

また、マイクやイヤホンの操作方法についても事前に共有しておくことで研修をスムーズに進めることが可能になります。

当日使用する、ビデオコミュニケーションツールやWeb会議システムを使うこと事態が初めての参加者もいらっしゃると思います。可能であれば、事前に接続のテストを行う時間を確保し、接続方法やマイク・カメラの起動をサポートできると親切ですね。

集中力が維持できる工夫をする

オンライン研修の受講者は在宅で受講することがほとんどだと思います。会社や貸し会議室よりもプライベートな空間である「家」という環境ではどうしても集中力が切れてしまうことは、開催者側も頭に入れておいたほうがよいでしょう。

また、モニターを見続ける必要のあるオンライン研修はやはり疲労も溜まりやすくなります。適宜休憩を挟んだり、内容をコンパクトにまとめたりと、効率的に研修を行えるよう、タイムテーブルなどにも気を配ってみてくださいね。

 

資料を用意しておく

人は聴覚だけで情報をキャッチするよりも、視覚と聴覚で情報をキャッチするほうが理解しやすいです。このため、研修の内容を補完する資料をPowerPointやKeynoteで作成しておくようにしましょう。

せっかく研修を行なったのに、「ただ話を聞いているだけで全く頭に入ってこなかった」となってしまっては時間の無駄でしかありません。効果のある研修とするために、資料を作成して事前に配布しておくことが望ましいです。

進行補助要員の確保

オンライン研修を円滑に進めるために、Web会議システムの操作に慣れた人や機材トラブルに対応できる人材を用意しておくとよいでしょう。講師がそういったトラブルに対応していては、時間通りに研修を進めることができなくなるなど、大きな影響が出てしまいます。

トラブルがあった際に被害を最小限にとどめるためにも、進行補助要員は1名~2名程度確保しておくとよいでしょう。

 

スケジュールは事前に共有しておく

何事も計画無しに進めると問題が発生してしまいます。特にオンライン研修が初めての場合、何かしらのトラブルが発生することを見越して準備時間を確保しておくなどの対策が必要になるでしょう。トラブルや前述の受講者の集中力も考慮したうえでスケジュールを立てるようにしておきましょう。

また、そのスケジュールは事前に受講者に共有しておくことも重要です。なぜなら通信環境は時間帯によって左右される場合もあるからです。「さっきまで問題なく接続できていたのに、ある時間を境に急に低速になる」というケースもありますので、スケジュールを事前共有しておくことで事前にトラブルを回避することができるかもしれません。

まとめ

今回は、オンライン研修とは何か、また、オンライン研修にはどのようなメリット・デメリットがあるのかということについてご紹介してきました。

オンライン研修は、うまく活用すればそのデメリットを埋めることも可能です。社内教育の1つのあり方として、是非オンライン研修を検討してみてください。

 

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この記事を書いたコンサルタント

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