リーダーシップを発揮する社員の具体的な行動8選
はじめに
上司から「議事録を作って欲しい」と依頼を受けたものの、どのように作成したらいいのか分からずに頭を悩ませている人もいるのではないでしょうか。また、議事録作成経験はあるものの、このやり方で正しいのか迷いながら取り組んでいるというケースもあるかもしれません。
議事録作成は、下準備をしっかりと整えて取り組めば、難しいものではありません。上司から一目置かれる議事録を目指して、ポイントを押さえて効率よく作業を進めましょう。
議事録の持つ役割
議事録を作成する前に、議事録の持つ役割、書き方のポイントを理解しておきましょう。
議事録で最も重要なこと
議事録には「その会議で何が決まったか」「これから取り組むべきこと」「今後のTO DO（やるべきこと）について」を記載する必要があります。この3点を必ず押さえるようにしましょう。
議事録の必要性と意味
議事録は、ミーティングや会議などの内容、結論、その結論に至った経緯などを記録するものです。
また、議事録を読むのは会議に出席しなかった人だけではなく、出席していたものの聞き逃した部分があって確認したい人や、正確に会議の内容を振り返りたい人なども含まれます。
議事録は行き違いなどがないように、正しい情報を共有するために作成するものであることを理解し、意識しておきましょう。
議事録を読んだ人が正しく理解するためにも、以下のポイントを押さえておく必要があります。
▼会議が開催された背景や前提
どのような目的で行われた会議で、何を決めるための場だったのかなど、会議が開催されるに至った背景や前提を理解しておくことが、議事録作成には必要です。そのあたりを理解しないまま議事録を作成すると、ポイントがぼやけてしまうため、分かりにくい議事録となってしまいます。
▼会議中使用された専門用語の内容
会議中に専門用語が出てきた場合、万が一議事録の読み手がその言葉の意味を理解していなくても、内容が分かるように作成する必要があります。業界用語など、その職場で働いている人なら分かるであろうと思われる用語であっても、解説などを加えておくことで、より正しく伝えることが可能となります。
以上の点に注意したうえで、議事録では前述の通り「議題」「議題に対する決定事項」「やるべきこと」を書き出します。また、会議の開催日や場所、参加者や欠席者なども記録しておきましょう。最後に、補足的にそのような結果に至ったプロセスを簡潔にまとめます。
良い議事録の定義
「良い議事録」とは、どのようなものでしょうか。内容が簡潔明瞭で、誰がどのようなタイミングで読んだとしても、同一の解釈ができる内容であることが、議事録には求められます。
そのような議事録を目指すために、押さえておくべき3つのポイントを確認しておきましょう。
明瞭な内容で、誰がいつ読んでも理解することができる
議事録は、会議に当日出席していない人が読むことを前提として作成し、その場にいなくても一読すれば分かるように書くことが必須となります。読む人によって、違う読み取り方や解釈ができてしまうような表現は避け、簡潔な表現を心がけましょう。
結論がはっきりと書かれている
結論を書く時は、可能な限りシンプルに書きます。経緯から書き始めて、結論に至るまでを書き連ねていくと、読み手としては分かりにくく「結論を早く知りたいのに！」と感じる人もいるでしょう。また、忙しくて「会議の結論だけ知りたい」という人にとっても、どこに結論が書かれているか分かりにくい議事録は、読みにくいものといえるでしょう。分かりやすく結論を伝えるために、議事録を作成する際にはまず結論から書くようにしましょう。
議事録はフォーマット化されていることが多いので、議事録作成の際は参考にしましょう。議事録のフォーマットに沿って作成することで、自然と分かりやすく、読みやすい書き方ができます。会社によってはフォーマットが用意されていることもありますので、その場合は会社の指定したフォーマットを使用して作成します。
「意思決定の内容」および「意思決定に至るまでの経緯」について、簡潔にまとめられている
会議の経緯をまとめる際に、必ず押さえておくべき点は「誰が」「何を」発言したかということです。ただし、議事録には、発言内容を全文そのまま記録する必要はありません。要点のみをまとめましょう。
また、分かりにくい表現なども意味を変えずに表現を変更するなど書き方を工夫し、理解しやすいものにすることが大切です。
正確な議事録を書くために必要なこと
正確な議事録作成に必須となるのは、参加者の発言記録です。
記録する方法には「手書きのメモ」「ICレコーダー」「パソコン」などがあります。ICレコーダーやパソコンによるメモを残す場合は、事前に会議に持ち込んでも問題ないかを必ず確認しておきましょう。
ICレコーダーによる録音をする場合でも、録音が失敗することもあり得ますから、メモは必ず残すようにしましょう。会議中の発言すべてをメモに残すことは不可能ですから、自分が理解できる、分かりやすいメモをとることが重要です。要約しながら書く、図式化するなどメモの書き方にもさまざまな方法があります。自分なりの分かりやすいメモがとれるように工夫しましょう。
また、発言の主語と目的語が正しく理解できていないと、間違った議事録になってしまう危険性もあります。主語と目的語は必ずメモするようにしましょう。
メモの書き方が分かってくると、議事録作成も素早くできるようになります。
欠かせない「事前準備」
よい議事録を作成するためには、事前準備が重要です。
会議の目的を理解しておく
会議には、大きく分けて「解決策および施策の決議」と「意見・アイデアを出す」の二つの種類があります。目的を理解しておくことで会議の流れを追いやすくなり、議事録を作成しやすくなるでしょう。
また、議事録作成には「5W2H」が必要です。事前に分かる範囲で5W2Hを明確にしておきましょう。「5W2H」とは「Why（なぜ）」「What（何を）」「When（いつ）」「Who（誰が）」「Where（どこで）」「How（どうやって）」「How much（いくら）」のことを指します。
構成を考えておく
会議の前にフォーマットをベースに、議事録の構成を決めておきましょう。このときも、分かる範囲で各項目に記入できることは書きこんでおきましょう。
会議中は効率重視でまとめる
会議中は、効率を重視して要約し、端的にメモを残していきましょう。メモをとる際には、ピクトグラムなどの図解活用、時系列、フレームワークなどの活用があります。
ピクトグラムなどの図解活用
言葉だけでは印象に残りにくい場合は、ピクトグラムなどを活用してビジュアル化しておきます。読み返したときに「ここは重要なポイント」「注意点」など一目瞭然で、時短にもつながります。
また、ロジックツリーなどを利用して、課題に対する要素をツリー状にまとめておくのも一つの方法です。
時系列
発言を時系列にメモすることは、後から読み返したときに経緯が分かりやすいというメリットがあります。
ただ、議事録にまとめる際には時系列通り書き連ねるのではなく、要点を整理して不要な発言を抜き、補足説明が必要な場合は加えるなどの整理が必要です。忘れないようにしましょう。
「空・雨・傘」のフレームワーク
「空・雨・傘」のフレームワークとは「空を見上げると曇り空である（＝事実把握）」「雨が降りそうだと気付く（＝事実解釈して意味づけ）」「傘を持って出かけた方がよいだろう（＝解決策提示および判断）」というように、「事実→事実の解釈→解決策提示・判断」の順番に則って、物事を考えることです。
このフレームワークを「事実→事実にもとづいた課題→方針」のように議事録へ適用すると、論理的にまとめる際に役立ちます。
議事録の書式に合わせて再構成
先述の通り、議事録には一定のフォーマットが存在します。会社に定型のフォーマットがある場合はそれを使用し、ない場合はテンプレートとしてインターネットなどに公開されているものを参考に作成しましょう。
一般的な議事録としては、次のような項目が必須となります。
- 会議名／日時／場所
- 出席者／欠席者
※議事録記録者には（記）など、マークをつけておく。 - 決定事項
- 次の行動
※「誰が」「何を」「いつまで」に取り組むかを明確にする。 - 補足事項
※報告事項や参照資料など。 - 次回会議のスケジュールなど
注意したい議事録でありがちな失敗
議事録作成において、ありがちな失敗をチェックしておきましょう。
情報の整理ができていない
議事録初心者にありがちな失敗ですが、発言者の言葉を全部そのまま文字に起こして議事録とするのはNGです。口から出る言葉というのは、発言者が事前に準備していたとしても、発言中に余談が入ったり、過不足が生じることもあります。そのまま書き起こしてしまうと、まとまりのない文章になるケースが目立ちます。
また、何が言いたいのかがはっきりしない発言もあることが考えられます。議事録を作成する際には、一つひとつの発言において何が重要で、どこが不要かを判断しながら、シンプルな文章に書き換えるようにしましょう。
論点整理ができていない
その会議における論点が理解できていない人が議事録を作成する場合、漠然としたまとまりのない書き方をしてしまいがちです。会議中にメモする段階から「5W2H」を念頭に起き、必要な情報を聞き取るようにしましょう。
文章の主語と述語が一致していない、または主語がない
発言をそのまま議事録にすると主語がなく、分かりにくい文章になりがちです。
また「あれ」「これ」「それ」といった指示語が多発している場合は、何を言いたいのか分からない、伝わりにくい議事録になります。指示語が出てきた場合は、その指示語が指す内容をそこに入れ込み、誰が読んでも理解できるように書き換える必要があると考えましょう。
会議の内容が理解できていない
定例会議などに初めて出席して議事録を作成する場合などは、会議中に出てくる前提条件となる言葉が分からないこともあるでしょう。「“あの時の会議で”とは、どの会議のことですか？」「“例の案件“とは、何を指しているんですか？」と、先輩などに確認し、内容を正しく把握しましょう。
議事録提出が遅れてしまった
「議事録が納期までに仕上がりそうにない」という場合は、できるだけ早めに上司に相談しましょう。まずは誠心誠意謝罪し、そのうえで「○月○日までに、必ず提出させていただきます」と、具体的な提出期限を自分から提示しましょう。
再設定した期限があまりにも遅いと大変迷惑になりますから、できるだけ早めに提出できるようにスケジュールを熟慮のうえ、設定することが大切です。納期を伸ばした分、クオリティの高い議事録が提出できるように取り組んでください。
議事録を書く時に便利なツール
会議に集中するためには、議事録作成のためにPCソフトやスマホアプリを活用するのも一つの方法です。
ただし、先述の通り、会議に持ち込みが可能かどうかを確認しておく必要があります。
ツールを上手に使いこなすことで議事録の作成時間を短縮でき、会議の内容をしっかりと聞き取ることができ、業務に対する理解を深めることにもつながります。
GIJI（ギジ）
GIJIは議事録作成が可能なクラウドサービスです。
メンバーを登録し、フォーマットに項目を入力していけば、議事録を簡単に作成できます。通知機能で簡単に共有でき、プロジェクトごとにメンバー登録が可能な便利なツールです。
Google ドキュメント
Googleドキュメントはクラウド上で文書を作成できるサービスです。
スマートフォン、パソコン、タブレットからアクセスしてどこからでも作成・編集が可能で、議事録作成にも便利です。複数人で共有することも容易です。
まとめ
「議事録上達のためには、議事録を1ページにまとめなさい」と言われるように、要点を明確に書き記し、不要な部分を削る練習を繰り返すことで、議事録作成は上達します。
議事録作成のためには事前準備をきちんと行い、会議では要点を聞き取ることに意識を配り、記憶が薄れないうちに手早く作成するのがコツです。「大変そうだから」「きちんと時間をとって作成したいから」と後回しにせず、できるだけ早いタイミングで作成するように心がけましょう。
前向きに取り組むことこそが、議事録作成上達への一歩となります。
